Nos missions
Conseiller
Le service des Archives se rend disponible pour conseiller les services de la Ville dans leur gestion de l’archivage. Que faire de ses dossiers, comment faire un versement d’archives, quels documents sont à conserver ? Le service offre un accompagnement pour une meilleure gestion au quotidien.
Les particuliers peuvent également venir aux Archives pour demander conseil sur le don ou dépôt de leurs documents, pour savoir comment procéder ou pour être orientés vers la bonne entité.
Collecter
Les services de la Ville (et certains services de Bordeaux Métropole) versent leurs documents aux Archives pour qu’ils soient conservés.
Les Archives collectent également des documents privés, des dons ou des dépôts. Il peut s’agir de documents de tous supports, y compris de documents à numériser dont les originaux sont restitués au donateur. Enfin, le service des Archives peut acheter des documents qui permettront de compléter les fonds conservés.
Classer
Le tri, la sélection, le classement des documents sont réalisés en application des circulaires officielles.
Le classement d’un fonds comprend le récolement, le tri, le traitement intellectuel par cote, l’indexation, le rangement et les éventuelles éliminations.
Les instruments de recherche permettent de rendre les fonds d’archives accessibles au public. Pour cela, l’archiviste utilise une norme internationale de description des documents.
Conserver
À la suite de la collecte et du classement, les archives sont conservées dans des magasins dédiés. Au terme de leur durée d’utilité administrative, c’est-à-dire durée pendant laquelle les archives ont valeur de preuve, elles sont soit éliminées, soit destinées à être conservées définitivement. Les éliminations se font de manière confidentielle après autorisation des Archives départementales de la Gironde. Dans les magasins d’archives, la température et l’hygrométrie sont contrôlées pour permettre une conservation optimale des documents. Lorsque certains sont endommagés, ils sont restaurés puis numérisés, afin que les originaux ne soient plus communiqués au public et préservés.
Communiquer
La communication des archives s’effectue en salle de lecture et en ligne et est régit par un règlement.
Consulter le règlement intérieur
Plusieurs délais ou règles de communicabilité peuvent s’appliquer en fonction du document ou du mode de communication. Le service effectue des recherches historiques, administratives et généalogiques et communique les archives aux usagers et aux agents de la Ville.
Le portail des Archives permet une communication aisée des archives aux lecteurs, et est destiné à être régulièrement mis à jour.
Les Archives communales mènent également des actions de valorisation pour permettre au plus grand nombre de connaître l’histoire et le patrimoine de la Ville.
