Établie le 24/01/2025

Le site Internet Portail des Archives de Mérignac a pour objet de présenter les archives de Mérignac, de mettre à disposition des citoyens des contenus (archives numérisées, expositions virtuelles, etc.) et d’informer les usagers de l’actualité des archives de Mérignac.

 

Pourquoi le sujet de vos données personnelles est important ?

Avec le très fort développement des usages numériques (commerce en ligne, réseaux sociaux…), le volume de données personnelles collectées est en forte hausse, s’étendant sur des collectes de plus en plus vastes.

La législation s’est adaptée à ces évolutions avec le règlement européen général sur la protection des données (RGPD) mis en place sur tout le territoire de l’Union européenne en 2018. Il s’inscrit dans la continuité de la loi française Informatique et Libertés de 1978, et renforce le contrôle par les citoyens de l’utilisation qui est faite de leurs données personnelles.

Pour la Ville de Mérignac, la protection des données à caractère personnel est un droit fondamental qu’il convient de garantir à l’ensemble des citoyens.

Dans un contexte législatif et technologique particulièrement complexe, nous répondons à notre obligation de transparence et de simplicité.

Résumé de notre politique de confidentialité : ce que la Ville de Mérignac et Bordeaux Métropole mettent en œuvre pour le respect et la sécurité des données personnelles

En tant que responsables conjoints de traitement, la Ville de Mérignac Bordeaux Métropole assurent la confidentialité et la sécurité de vos données pour chacun des traitements mis en œuvre par ses services, ou par des tiers en leur nom.

Le site archives.merignac.com, collecte et traite vos données exclusivement pour le traitement de vos demandes.

Il vous est garanti un strict respect de la législation en matière de données personnelles.

Nous avons notamment mis en œuvre les dispositions suivantes :

  • La possibilité de contacter le service des Archives et faire une demande via le formulaire de contact (https://archives.merignac.com/nous-contacter/) sans avoir à créer de compte.
  • Sur le site, il nous a paru essentiel de laisser la possibilité aux usagers d’effectuer une démarche sans avoir à créer de compte.
  • Une collecte qui porte uniquement sur les données nécessaires.
  • Lors de la conception du Portail des Archives, nous nous sommes efforcés de limiter le recueil de données obligatoires (mention indiquée par * dans un champ) au strict nécessaire. Quand vous entreprenez de compléter le formulaire, les données relatives à votre identité et à vos coordonnées de contact sont bien entendu nécessaires.
  • Les destinataires des données sont les agents habilités du service compétent pour traiter votre demande ou vous accompagner dans celle-ci. Les données collectées sont uniquement destinées à un usage interne et ne sont en aucun cas cédées ou vendues à des tiers.
  • Ces données du formulaire de contact seront conservées sur le Portail des Archives pendant 12 mois. Les données sont conservées le temps nécessaire à l’instruction et le traitement de votre demande par le service compétent. Les données seront ensuite archivées jusqu’à expiration de la durée d’utilité administrative, puis supprimées ou archivées à titre définitif dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine.
  • La désignation d’un Délégué à la protection des données (DPD). La Ville de Mérignac et Bordeaux Métropole, comme le prévoit la loi, ont nommé un Délégué à la protection des données (DPD). Il a pour mission de veiller au respect des dispositions de la règlementation en la matière. Ainsi, il met à jour dans un registre la liste de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel de la Ville de Mérignac et Bordeaux Métropole, au fur et à mesure de leur mise en œuvre. C’est aussi la personne à contacter si vous souhaitez exercer vos droits. (Consulter ci-dessous les coordonnées du Délégué à la protection des données).
  • Une attention renforcée en matière de sécurité.
    Les données personnelles traitées font l’objet de mesures de sécurité fortes afin d’en préserver leur intégrité, leur confidentialité et leur disponibilité. Ces mesures sont mises en œuvre conformément à notre politique générale de la sécurité des systèmes d’information mutualisés (PGSSI).
  • Enfin, nous considérons que la conformité et la sécurité de vos données personnelles ne peuvent pas être garanties par des procédures figées.
    Ainsi, il nous appartient de vérifier régulièrement que les traitements de vos données n’ont pas évolué, par exemple quand nous ajouterons de nouvelles démarches en ligne sur le site. Nous nous engageons également à vérifier que les procédures et les mesures de sécurité mises en place sont bien respectées, et à les adapter si besoin.

Valoriser les fonds d’archives à Mérignac

La Ville de Mérignac a lancé en juin 2023 un site internet dédié aux archives. Grâce à son moteur de recherche, il est possible d’avoir accès en ligne à plus de 12 000 images (cartes postales, photographies ou encore documents officiels).

Outil essentiel pour la valorisation des fonds d’archives et les recherches à distance pour l’internaute, c’est un nouveau service offert aux usagers.

Plus de 500 cartes postales datant du début du XXe siècle et plus de 900 photos des années 1947 à 1974 sont téléchargeables. Les passionnés de généalogie pourront rechercher des actes de naissance, de mariage ou encore de décès.

À découvrir sur le site :

  • 3 grandes typologies de fonds : les photographies des mandats du maire Robert Brettes (1947-1974), les cartes postales anciennes et les registres d’état civil
  • Une présentation des Archives communales, leurs missions, leurs fonds
  • Des informations pratiques : comment venir aux archives et les contacter
  • Le site a vocation à évoluer régulièrement, avec l’ajout de nouveaux contenus, de recherches historiques et d’actualités.

Moyens alternatifs d’accès aux services proposés par le Portail des Archives

L’administré peut se rendre au service des archives :

  • Horaires d’ouverture au public : du lundi au vendredi de 14 h à 17 h.
  • Prise de rendez-vous conseillée par téléphone au 05 56 55 66 28.

La consultation sur place, la communicabilité, la reproduction et la réutilisation des archives sont régies par le règlement de salle de lecture.

La consultation sur place est gratuite et ouverte à tous. L’inscription est obligatoire chaque année et nécessite la présentation d’une pièce d’identité. Le prêt de documents est impossible. Les conditions de consultation sont détaillées dans le règlement de salle de lecture.

Les fonds des Archives communales les plus fragiles et les plus consultés font l’objet de campagnes de numérisation régulières. Une partie seulement des documents numérisés est mise en ligne pour des raisons légales. Un poste informatique dédié aux lecteurs permet leur consultation en salle de lecture. Le lecteur peut obtenir une copie de ces documents numérisés.

Les archives sont communicables de droit. Certains documents, en raison des informations qu’ils contiennent, ne peuvent être consultés qu’après un certain délai défini par la loi.

Avant l’expiration du délai de communicabilité, il est possible de formuler une demande d’accès anticipé à des archives publiques non librement communicables.

Les délais de communicabilité ne sont pas les mêmes entre la consultation sur place et sur Internet, par exemple pour les registres d’état civil.

Les documents d’origine privée peuvent être soumis à des restrictions définies par les donateurs ou déposants. Le lecteur peut se renseigner auprès du personnel des Archives.

En savoir plus

Quelques définitions

Données à caractère personnel : une donnée personnelle désigne toute information qui permet d’identifier une personne physique directement ou indirectement. 

Exemples : nom, photo, adresse postale, numéro de téléphone, adresse IP, …

Traitement de données à caractère personnel :  un traitement désigne toute opération qui porte sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé.

Exemples : enregistrer, modifier, conserver, transmettre des données personnelles.

Responsable du traitement : le responsable du traitement est la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser.

Usager : Utilisateur de la plateforme pour son compte ou celui de sa famille.

Responsable de traitement

La Ville de Mérignac et Bordeaux Métropole sont responsables conjoints de traitement pour le Portail des archives de Mérignac.

Représentation :

Président(e) de Bordeaux Métropole, Christine BOST
Esplanade Charles de Gaulle
33045 Bordeaux Cedex
T. 05 56 99 84 84
F. 05 56 96 19 40

Ville de Mérignac
Représentée par le maire, Alain Anziani
60 Avenue du Maréchal de Lattre de Tassigny
33700 Mérignac
T. 05 56 55 66 00

À ce titre, la Ville de Mérignac et Bordeaux Métropole sont soumises aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données ou « RGPD ») et la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée.

Coordonnées du Délégué à la protection des données

Bordeaux Métropole et la Ville de Mérignac ont désigné un « Délégué à la protection des données » (acronyme anglais : DPO).
La CNIL décrit le DPO comme le “chef d’orchestre de la conformité en matière de protection des données”. En effet, il a une mission de conseil, d’information, de contrôle du respect du RGPD. Surtout, il est l’interlocuteur officiel pour toutes les questions touchant à l’exercice des droits des personnes concernées par un traitement mis en œuvre.

Vous pouvez le joindre aux coordonnées suivantes

  • Courriel : contact.cnil@bordeaux-metropole.fr
  • Courrier postal : Délégué à la Protection des Données, Direction des Affaires Juridiques, Esplanade Charles-de-Gaulle, 33045 Bordeaux Cedex

Destinataires des données

Seuls les services compétents pour traiter les demandes et les services habilités sont destinataires des données. Les autres destinataires sont les sous-traitants du responsable de traitement.

Le responsable de traitement fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de la protection des données à caractère personnel, parmi eux, la société EMPREINTE DIGITALE.

De plus, les données ne font pas l’objet d’une communication à un tiers en dehors des cas prévus par la Loi (Tiers autorisés | CNIL).

Elles ne sont en aucun cas cédées ou vendues à des tiers.

Les traitements et délais de conservation mis en œuvre dans le cadre du Service

Tableau des traitements :

Finalités Données collectées Base légale Durée de conservation
Formulaire de contact archives.merignac.com/nous-contacter Email, nom, prénom, téléphone, message Mission d’intérêt public 6 mois.

À l’issue des durées de conservation ci-dessus indiquées, les données personnelles seront le cas échéant archivées jusqu’à expiration de la durée d’utilité administrative puis supprimées ou archivées à titre définitif dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine (Les durées de conservation des données | CNIL).

Source des données

Dans le cadre des finalités listées ci-dessus, nous collectons des données personnelles vous concernant par différents canaux :

  • Collecte directe lorsque vous interagissez avec les services du responsable de traitement :
    • Lors de vos échanges téléphoniques : il s’agit, par exemple, du motif de votre ou des informations que vous nous transmettez.
    • Lors de l’utilisation des téléservices et autres outils informatiques.
    • Par courrier, lorsque vous choisissez de nous écrire par voie postale.
  • Collecte indirecte de données : les données vous concernant nous sont transmises dans un cadre règlementaire par des organismes habilités uniquement. Il s’agit de l’application du principe « Dites-le-nous une fois », en application de l’article L114-8 du Code des relations entre le public et l’administration.

Catégorie de personnes concernées

Dans le cadre des finalités listées ci-dessus, nous collectons des données des catégories de personnes suivantes :

  • Internautes

Quels sont les droits des personnes concernées, dont les données sont traitées ?

Droits des personnes concernées et modalités d’exercice des droits

Selon la base légale retenue pour fonder le traitement, les droits dont vous bénéficiez pour vos données personnelles peuvent varier.

Voici un tableau récapitulatif des droits selon la base légale du traitement :

Base légale / Droit des personnes Consentement Contrat Obligation légale Sauvegarde des intérêts vitaux Mission d’intérêt public Intérêt légitime
Droit à l’information  Oui  Oui  Oui  Oui  Oui  Oui 
Droit d’accès  Oui  Oui  Oui  Oui  Oui  Oui 
Droit de rectification  Oui  Oui  Oui  Oui  Oui  Oui 
Droit de limitation de traitement  Oui  Oui  Oui  Oui  Oui  Oui 
Droit d’opposition  Non (mais retrait de consentement) Non Non Non Oui, pour des raisons tenant à sa situation particulière*

Oui, sans condition si prospection

Oui, pour des raisons tenant à sa situation particulière*

Oui, sans condition si prospection

Droit à l’effacement (Droit à l’oubli)  Oui si traitement illicite (données ne sont plus nécessaire à la finalité)
Oui si retrait du consentement et pas d’autre fondement juridique

Oui si offre de services de la société d’information

Non Non Non Oui si opposition et pas de motifs légitimes impérieux pour le traitement

Non si intérêt public dans le domaine de la santé publique

Oui si opposition et pas de motifs légitimes impérieux pour le traitement

Oui si opposition sur proposition

Droit de portabilité Oui Oui Non Non Non Non

*A moins que le RT ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernées, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Le droit d’accès

Le droit d’accès vise à connaitre les données. Vous pouvez en effet nous demander que l’on vous communique ces données dans un format compréhensible pour en vérifier le contenu.

Le droit de rectification

Le droit de rectification vous permet de corriger des données vous concernant ou de les compléter.

Le droit de limitation de traitement

Le droit à la limitation de vos données intervient lorsque vous exercer vos autres droits (ex : vous voulez contester l’exactitude de vos données ou vous vous opposez au traitement de vos données.)

Lorsque vous réalisez de telles demandes, vous pouvez aussi demander de geler l’utilisation de vos données. Nous n’utiliserons plus vos données pendant cette période mais nous les conserverons.

Le droit d’opposition

Vous pouvez utiliser votre droit d’opposition pour empêcher le traitement de vos données pour des motifs légitimes ou pour refuser l’utilisation de vos données à des fins de prospection.

Le droit à l’effacement (“droit à l’oubli”) :

Vous pouvez demander l’effacement de vos données si vous vous trouvez dans une de ces situations :

  • Vos données ne sont plus nécessaires au regard des objectifs du traitement fixés à l’origine
  • Vous retirez votre consentement quant à l’utilisation de vos données (le traitement est fondé sur votre consentement)
  • Vos données font l’objet d’un traitement illicite
  • Vos données ont été collecté lorsque vous étiez mineur dans le cadre de la société de l’information
  • Vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale
  • Vous vous êtes opposés au traitement de vos données mais cette demande n’a pas été respecté bien qu’il n’existe pas de motif légitime ou impérieux pour ne pas la respecter.

Les données que vous souhaitez effacer doivent être indiqué précisément.

Droit à la portabilité

Vous pouvez demander à récupérer une partie de vos données dans un format lisible pour un usage personnel ou pour les transmettre à un tiers.

Attention, seules les données recueillies avec votre accord ou dans le cadre d’un contrat sont concernées.

Vous disposez également d’un droit de définir des directives post-mortem afin d’organiser l’exercice des droits rattachés à vos données (art. 85 de la loi Informatique et Libertés).

Pour en savoir plus sur l’exercice de vos droits

Vous pouvez consulter le site de la CNIL > Comprendre vos droits

Ou

Contactez le délégué à la protection des données :

  • Courriel : contact.cnil@bordeaux-metropole.fr
  • Courrier postal : Délégué à la Protection des Données, Direction des Affaires Juridiques, Esplanade Charles-de-Gaulle, 33045 Bordeaux Cedex.

Réclamation à la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés après nous avoir contacté, vous pouvez faire une réclamation à la CNIL.

Caractère obligatoire du recueil des données

À défaut de fourniture de l’ensemble des données mentionnées comme obligatoires dans le téléservice, la demande ne pourra pas être traitée.

Prise de décision automatisée

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

Transferts des données hors UE

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Sécurité

Bordeaux Métropole et la Ville de Mérignac mettent en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin de protéger les données personnelles traitées.

Tout incident de sécurité ou toute vulnérabilité peut être signalé au Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information de Bordeaux Métropole à l’adresse électronique contact.rssi@bordeaux-metropole.fr

Bonnes pratiques d’utilisation

Lorsque vous renseignez l’un de nos formulaires :

  • Zones de texte libre :
    • Ne donnez que les informations utiles pour décrire votre démarche
    • Evitez les données personnelles ou les commentaires hors propos
  • Documents en Pièces jointes :
    • Ne donnez que les documents vraiment nécessaires.
  • Photos :
    • N’adressez pas des images de personnes ou de lieux privés